本科生工作

各相关同学：

根据学校本科生海外交流专项经费和304永利集团官网入口海外交流奖学金使用规则，2023-2024年度304永利集团官网入口本科生海外交流暑期班经费已全部授权完毕，请准备好相关材料，在10月14日前于计财处网站上完成预约，10月27日前完成所有报销流程。

具体事项通知如下：

 *本次报销面向304永利集团官网入口2023-2024年度海外交流各专项、奖助学金授权项目（见2号奖助学金公示）

一、     报销材料准备

1、304永利集团官网入口本科生出国境交流审批表

①获取途径：教务网选择“出国境交流审批申请”中“申请”按照群内公示实际报销填写完整并下载打印，经所在院系签字、盖章

②信息提醒

经费名称：海外交流专项经费/海外交流院设奖学金/校设海外交流基金等

经费代码：（每人的计财处网站授权的项目号）

报销金额：（每人的计财处网站授权的经费）

交流项目起讫时间：与项目邀请函、通知等保持一致

实际派出时间：与机票、出入境证明等报销凭证保持一致

*注：①经费来源分304永利集团官网入口和304永利集团官网入口教育基金会两大类，具体报销流程见下；

②部分八年制同学的当前所在学院非304永利集团官网入口需先联系所在学院盖章后来304永利集团官网入口递交剩余报销材料。

2、计财处报销预约单

①获取途径： 304永利集团官网入口计财处网站cwcx.zju.edu.cn预约报销，填写信息后

②报销经费来源分类：项目报销的经费来源分304永利集团官网入口和304永利集团官网入口教育基金会两类，请按照项目群中具体通知的经费来源确认经费并报销。

3、项目邀请函/合同完整版复印件1份

含本人姓名、项目实际开展时间、报名情况等官方信息。

4、其他凭证

项目住宿、交通、护照签证、项目报名等发票凭证（详情见《报销指南》及计财处相关指南）

5、特别提醒

以上材料打印、填写完毕后后，请暑期海外交流团队成员由队长收齐后统一在10月17日前提交至304永利集团官网入口综合楼201办公室霍老师处审核并签字、盖章后统一递交；校级交流项目、院级见实习项目、个人立项等直接联系霍老师在截止日前尽快盖章递交。

二、     “预约报销”具体流程

报销流程图文详见附件3。

（特别提醒：不同交流队伍报销流程不同，请仔细核对附件3中的材料；预约报销的同学请务必按照预约的校区和时间到计财处办理报销业务。）

三、 报销截止日期

2023年10月27日，逾期未完成报销视为自动放弃，学校将收回额度。

四、其他注意事项

如对报销流程有疑问请咨询各交流项目队长，如对报销之外事项有疑问请咨询304永利集团官网入口学工办霍老师88206549（工作时间）/moon_huo@zju.edu.cn。

 附件：2024年304永利集团官网入口海外交流报销指南.pdf

304永利集团官网入口学生工作办公室

2024年10月9日