304永利集团官网入口关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序
发布日期：2010年04月15日
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举办国际学术会议是开展国际合作交流的重要形式，对促进我校学科建设和人才培养工作，提高我校在国内外的学术地位，推动我校创建世界一流大学具有极其重要的作用。因此，学校鼓励和支持各院系、部门和单位积极主办或承办国际学术会议，特别是大型的、国际一流水平的序列性国际学术会议。
为进一步做好国际会议的报批和管理工作，特制定以下规定和申报程序。
举办国际（双边）学术会议的规定
一、举办国际学术会议（包括双边会议）必须上报教育部审批。申报工作分为上报会议年度计划和会议书面申请2部分，具体步骤为：
1、学校每年9月底将下一年度的会议计划上报教育部，未列入计划的会议，教育部原则上不再受理会议的申请。
2、 每个会议根据规模和类别，按照申报程序中说明的具体时间将会议申报表和书面请示文件送达外事处，经学校审批后上报教育部。不按时申报的会议申请学校将不予审批。
3、拟向国外申办（包括承办或合办）大型的或序列性的学术会议，必须预先申报（包括报会议计划和会议书面申请），获得批准后才可向国外申办（承诺）。申办成功后，将会议纳入举办年的年度计划。
二、国际学术会议是指与会者来自3个或以上国家（不含港、澳、台地区）的会议。
三、会议得到批准后，不得随意修改会议的名称、主题、议题、内容和改变会议性质、规模、规格等。
四、在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，不得出现“两个中国”和“一中一台”等政治问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。
五、会议邀请外国（籍）代表必须按有关规定为外宾办理正式来华访问签证，不得主动要求外宾申请旅游签证来华参会，更不得将邀请权交给国、境外任何机构和个人。
六、会议经费由主办单位自筹，可通过收取注册费和其他渠道争取资助或赞助，做到以会养会。
七、会议学术负责人必须在会议结束后一个月内，将会议总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等材料交外事处，由外事处上报教育部和汇总交学校档案馆归档。
举办国际（双边）学术会议的申报程序
一、按外事处的通知，各学院、部、处上报下一年度会议计划，由外事处汇总，在每年9月底上报教育部。
二、已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：
1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须在对外宣布开会前5个月，将会议申报表和请示文件送达外事处。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，必须在对外宣布开会前4个月，将会议申报表和请示文件送达外事处。
2、自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议，必须在对外宣布开会前5个月，将会议申报表和请示文件送达外事处。小于此规模的会议，必须在对外宣布开会前4个月，将会议申报表和请示文件送达外事处。
三、每年下半年会议计划的补报
四、外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不预报计划，但必须在对外宣布举办会议前4个月，将会议申报表和请示文件送达外事处。
五、会议申报的具体步骤
1、由会议的学术负责人填写“304永利集团官网入口举办国际学术会议申报表”（从外事处主页下载）和起草会议请示文件，经学院、部、处负责外事的领导审核批准，签字和盖公章，交外事处。
2、由外事处提交学校科技处或人文社科处审核会签，报主管校长审批，经学校发文上报教育部。
国际会议邀请国（境）外参会代表手续
1、邀请参会外国（籍）代表
（1）会前2－3个月，由会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（从外事处主页下载），由学院、部、处外事负责人审核、签名和盖公章后，交外事处审批；
（2）审批时间：2－3天；
（3）由外事处代表学校签发“被授权单位签证通知表”；
（4）主办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表，对方持通知表到中国驻所在国的使、领馆办理入境签证手续。
2、邀请台湾参会代表
（1）会前3个月，由会议主办单位填“台湾参会人员一览表”，（从我处主页下载）经学院、部、处外事负责人审核、签名和盖公章后，交外事处港澳台办，由港澳台办报省台办审批。
（2）得到批准后，会议主办单位才可向对方发邀请，对方持台胞证办理入境手续。
3、港澳参会代表
由会议主办单位发邀请，对方持回乡证直接入境。
